نوشته : محمد رضا صبح خيز

چكيده :

در اين مقاله سعي مي شود مدلي براي كاربرد بهينه زمان ارائه گردد. زمان را به عنوان منبعي حياتي در نظر مي گيريم كه كمترين كنترل را بر آن داريم و در مقايسه با مثلا پول نقد و يا نيروي انساني قابليت از دست رفتن و تباهي با سرعت بيشتري را داشته ، نيازمند اعمال كنترل بيشتري از سوي ماست. همچنين اين نكته را يادآور مي شوم كه به مقوله مديريت زمان ، نه فقط در يك سازمان و يك هدف سازماني بلكه در راستاي رسيدن به يك هدف شخصي كه عموميت بيشتري دارد مي پردازم.

مقدمه :   

    اگر مديريت را مجموعه يي از وظايف برنامه ريزي ، سازماندهي ، هماهنگي ، كنترل و رهبري بر روي منابع مادي و انساني به منظور تحقق اهداف بينگاريم ، پس مي توان بر زمان هم به عنوان يك منبع ، مديريت كرد. مي توان با مديريت صحيح و با استفاده درست از زمان ، زودتر به اهداف دست يافت. اينكه ديگر با حسرت ، شاهد از دست دادن زمان نباشيم؛ به قول سهراب سپهري ، و بيا تا جايي / كه پر ماه به انگشت تو هشدار دهد /  و زمان روي كلوخي بنشيند با تو.

بيان مسئله:

    خيلــي از مردم نسبت به كارهاي روزانه خود بي تفاوت هستند. در حالي كه همگي كارهاي بسياري را در يك روز انجام مي دهيم، ولي معلوم نيست كارهايمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسي اولويت بندي شده اند و چقدر وقت بايد صرف آنها كنيم. در واقع كارهايمان در جهت رسيدن به يك هدف متعالي ، قابل دستيابي و قابل سنجش كه به آن متعهد باشيم برنامه ريزي نشده است. مثلاً هدف ما كسب نمره هايي بالاتر از 1۸ در دانشگاه است اما گاه چند ساعت وقت صرف تماشاي تلويزيون مي كنيم ، يا صرف خواندن روزنامه يا صحبت كردن با دوستان درباره سياست و فوتبال و غيره كه هيچ ارتباطي با اين هدف ما ندارد. نكته اينجاست كه ما داراي اهداف متعددي هستيم و براي اختصاص زمان به اين اهداف متعدد ، بايد آنها را اولويت بندي كرده ، وزن هر يك را مشخص كنيم. و همچنين به اين اولويت بندي اهداف پايبند و متعهد بمانيم. خواندن روزنامه و سپري كردن وقت با دوستان و تماشاي تلويزيون هم مي تواند در راستاي رسيدن به اهدافي مانند برآورده كردن نيازهاي اجتماعي و آگاهي از مسائل سياسي و اقتصادي پيرامون و غيره باشد. به عبارتي ما بايد توانايي حل مسئله تعارض ميان هدف هايمان را داشته باشيم. اما نكته اينجاست كه توانايي در تعيين اهداف و تعهد به آنها نيازمند مديريت شخصي است. اگر مديريت شخصي Self Management)) را مديريت بر  احساسات ، آرزوها ، نيازها ، انگيزه ها و توانايي ها و كمبود هاي خود براي رسيدن به اهداف در نظر بگيريم ، مي بينيم كه براي مديريت زمان ، نيازمند مديريت شخصي هستيم. در واقع مديريت زمان رابطه ي نزديكي با مديريت شخصي دارد . به راستي چگونه زمان در اختيار خود را اداره كنيم؟

پيشنهاد:

براي مديريت زمان مدل زير پيشنهاد مي شود:

1- تعيين اهداف

2- اولويت بندي اهداف

3- شناسايي اوقات صرف شده در طي شبانه روز

4- شناسايي زمان در اختيار

4- شناسايي عوامل مؤثر بر اتلاف وقت

5- حذف اوقات صرف شده به كارهاي غير مفيد

6- اختصاص اوقات در اختيار به فعاليت هاي مرتبط با هدف اولويت بندي شده

7- ايجاد تعهد و اجراي هدف

براي نمونه يك دانشجو كه شاغل هم هست بر اساس مدل فوق  اينگونه عمل مي كند:

 الف-تعيين اهداف:

او 3 هدف كلي براي خود در نظر مي گيرد

1-موفقيت در محيط كار 2- كسب نمرات خوب در دانشگاه 3- برآورده شدن نيازهاي اجتمايي

ب- اولويت بندي اهداف :

او اولويت اصلي را در يك سال آتي به كسب نمرات خوب در دانشگاه مي دهد . مثلا نمره هايي بالاتر از 18

پ-شناسايي اوقات صرف شده در طي روز:

 شناخت صحيح و به موقع عواملي كه وقت ما را هــدر مي دهند، خيلي مهم است زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را تشخيص مي دهيم.. بد نيست اين سوال را مطرح كنيم كه وقت ما در شبانه روز صرف چه كارهايي مي شود؟

1-كار اداري 8 ساعت

2-غذا خوردن 45 دقيقه

3-خواب شبانه 6.30 ساعت

4-خواب عصر 1 ساعت

5-خواندن روزنامه 1 ساعت

6-تلويزيون2 ساعت

7-مطالعه 3 ساعت

8-و كارهاي ضروري  ديگر

ت- شناسايي زمان در اختيار :

او اوقات پس از كار اداري را به عنوان وقت مفيد و زمان در اختيار ، براي رسيدن به هدف اصلي خود يعني كسب نمرات بالاتر از 18 در دانشگاه در نظر مي گيرد.

ث-  شناسايي عوامل موثر در اتلاف وقت:

او عوامل موثر در اتلاف وقت خود  را به قرار زير برمي شمرد:

     1- خواندن روزنامه

     2- تماشاي تلويزيون

     3-  خواب عصر

ج-- حذف اوقات صرف شده به كارهاي غير مفيد

او در مي يابد كه كمبود وقت او به دلايل فوق است و مي تواند با حذف اين كارها و يا كاهش زمان صرف شده بر آنها ، فرصت بيشتري را براي مطالعه داشته باشد.در مجموع او مي تواند با حذف اين كارها 4 ساعت در وقت صرفه جويي كند.

چ- اختصاص اوقات در اختيار به فعاليت هاي مرتبط با اهداف اولويت بندي شده

اين اوقات به دست آمده به فعاليت هاي مرتبط با هدف اصلي يعني مطالعه درسي يا بر حسب اولويت ميان بقيه هدف ها اختصاص مي يابد.

ح-ايجاد تعهد و اجراي هدف

در اينجا و براي ايجاد تعهد در خود نيازمند مديريت شخصي هستيم.

نتيجه گيري :

اين نكته قابل ذكر است كه تنظيم وقت بر اساس مدل فوق تنها بخشي از مديريت زمان است و براي اجراي آن و رسيدن به هدف ، ما بايد نيازها ، احساسات ، آرزوها و تواناييها و كمبودهايمان را اداره كنيم ودر واقع بر شخص خود مديريت كنيم.برنامه ريزي

زمان در اختيار يك بعد قضيه است و بعد ديگر تعهد و پايبندي به اين برنامه است. حتي اگر بر اساس مدل فوق ، بهترين برنامه ريزي را هم انجام دهيم بدون تعهد به اين برنامه موفق نخواهيم بود. استفاده آزمايشي اين مدل حتا براي يك بار ، حداقل براي شناسايي زمان صرف شده به ما كمك مي كند و مانند يك آينه اوقات صرف شده ما را به ما نشان خواهد داد.  

پايان                    5/3/86

منابع استفاده شده : محفوظ