نوشته: محمد رضا صبح خيز
چكيده :
در اين مقاله سعي مي شود تاثير رسميت بر رضايت شغلي كاركنان با نگاهي به سازمان امور مالياتي به عنوان نمونه يي از يك سازمان دولتي در جمهوري اسلامي ايران بررسي شود. اينكه توجه به فرآيند انجام كار و تاكييد بر دستورالعمل ها ، به عنوان يك متغير مستقل چه تاثيري بر رضايت شغلي كاركنان به عنوان يك متغير وابسته بر جاي مي گذارد. .اين نكته كه رسميت كارها در بوروكراسي هاي سازمان هاي دولتي ايران نمود ويژه يي دارد و كاركنان به وضوح آن را لمس مي كنند موضوعي است كه در اين مقاله در ارتباط با رضايت شغلي بررسي مي شود.
قوانين و مقررات به عنوان استانداردهايي كه رفتار خاصي را تجويز مي كنند نقشي اساسي در ايجاد نظم و ثبات رويه رفتار كاركنان در سازمان ايفا مي كنند و باعث هماهنگي كاركنان در راه رسيدن به اهداف سازمان مي شوند. از طرفي قوانين و مقررات بر اساس پيش بيني رفتار كاركنان در شرايط مختلف وضع گرديده اند . الزام آور بودن و در برخي موارد عدم انعطاف پذيري اين قوانين و محدوديتي كه در رفتار كاركنان ايجاد مي كنند نكته هايي است كه بررسي تاثير آن بر رضايت شغلي كاركنان را ترغيب مي كند. توجه بيش از حد به قوانين و مقررات و ابلاغ دستورالعمل هاي پي در پي براي انجام ساده ترين كارها و تاكيد بر فرايند انجام امور به جاي نتايج و ره آوردها بي شك بر رضايت شغلي كاركنان تاثير خواهد گذاشت. داشتن استقلال و آزادي عمل در انجام كارها به خصوص در مواردي كه كاركنان از تجربه و توانايي هاي لازم برخوردارند از عوامل تعيين كننده رضايت شغلي است.
كليد واژه ها: 1- كاركنان 2- رسميت 3-رضايت شغلي
1- كاركنان به عنوان منابع انساني سازمان در واقع تجسم روح در كالبد بي جان سازمان مي باشند. و تجربيات ، تحصيلات ، ادراكات ، غم ها و شادي هاي آنها منعكس كننده هويت و عملكرد سازمان است.بي ترديد به كارگيري بهينه منابع انساني، با استفاده از تئوري هاي مختلف مديريتي، از مهم ترين وظايف مديران است.
2- اگر رضايت شغلي را نگرش كلي فرد نسبت به شغلش تعريف كنيم و نگرش را نظري كه (به صورت مثبت يا منفي) درباره افراد، چيزها و رويداد ها ابراز مي گردد و منعكس كننده نوع احساس فرد درباره آن است، پس بدون ترديد كاركنان نسبت به رسميت در سازمان ها داراي نوعي نگرش مي باشند كه بر كار آن ها تاثير مي گذارد.
3- رسميت (Formalization) به ميزان يا حدي كه مشاغل سازماني استاندارد شده اند اشاره مي كند. اگر شغلي از رسميت بالايي برخوردار باشد متصدي آن براي انجام دادن فعاليت هاي مربوط به آن شغل و اين كه چه موقعي انجام شود و چگونه انجام گردد از حداقل آزادي عمل برخوردار است. از اين رو وقتي رسميت بالاست، شرح شغل هاي مشخص، قوانين و مقررات زياد و دستورالعمل هاي روشن در خصوص فرآيند كار در سازمان وجود دارد و بالعكس.
بيان مساله :
كاركنان در سازمان ها به كار مي پردازند و مهم ترين ابزار براي رسيدن به هدف هاي سازماني مي باشند.از اين رو بررسي ويژگي هاي كاركنان، از نظر سطح تحصيلات، تجربيات، ارزش ها و فرهنگ هاي متفاوت و رابطه آن با تئوري هاي سازمان و مديريت نقشي تعيين كننده در يافتن بهترين سبك يا روش براي مديريت آن ها دارد. اما به راستي در سازمان هاي دولتي ايران كه به صورت متمركز اداره مي شوند و حداقل در 6 يا 7 سال اخير در آن استخدام كارشناسان با مدرك ليسانس و يا بالاتر صورت مي گيرد رسميت چه تاثيري مي تواند بر رضايت شغلي كاركنان داشته باشد؟
به گفته هنري مينتزبرگ در بوروكراسي ماشينيMachine bureaucracy) ) وظايف عملياتي بسيار تكراري بوده و قوانين و مقررات بسيار رسمي است و وظايف سازماني در بخش هاي وظيفه اي گروه بندي شده اند و اختيار متمركز مي باشد. اين طرح ساختاري منعكس كننده ساختار اغلب سازمان هاي دولتي در ايران از جمله سازمان امور مالياتي است. در اين سازمان ها رسميت بسيار زياد و تمركز شديد مي باشد و اغلب كاركنان و مديران مياني و رده پايين از توانايي ، فراست و تحصيلات اندكي برخوردارند. اما با ورود كاركنان تحصيل كرده در سازمان هاي دولتي در ساليان اخير عدم تجانسي نسبت به اين طرح ساختاري پديد آمده است . كارشناس ، اغلب خود را با قوانين و مقررات زيادي رودررو مي بيند. اين شخص تحصيل كرده است و توانايي اجرا و حتي ارزيابي قوانين را به خوبي دارا مي باشد . اما توانايي اجراي كار سازمان شايد هميشه مترادف با اجراي قوانين مرتبط با آن كار نباشد .اين افراد به خوبي تشخيص مي دهند كه انجام كار درست به معني اجراي درست قوانين نيست. براي نمونه در سازمان امور مالياتي در اجراي مواد قانون ماليات هاي مستقيم ، ساليان درازي است كه حتي براي پرونده هاي معاف از ماليات هم، هر سال دعوت نامه، گزارش رسيدگي، برگ تشخيص و برگ قطعي ماليات صادر مي گردد. در صورتي كه هيچ ارزش مالياتي ندارد و مي توان تنها با يك گزارش معافيت ، پرونده آن سال را مختومه كرد.
به قول رابرت مرتون ( Robert Merton ) قوانين و مقررات چنان مورد تاكيد واقع مي شوند كه معنايي نمادين و يا سمبليك به خود مي گيرد. قوانيني كه براي تسهيل در تحقق هدف وضع مي شوند خود بيش از هدف مورد تاكيد و توجه قرار مي گيرند به نحوي كه جابه جايي هدف صورت مي گيرد و از دست دادن اثر بخشي سازماني را موجب مي شود. به خصوص اگر كارمند واقعا به هدف هاي سازمان متعهد باشد با مشاهده اثر بخش نبودن اجراي قوانيني كه سالهاست به طور انعطاف ناپذير و ثابت اجرا مي شوند خود را وجود مثبتي نمي پندارند و به علت مجبور بودن به پيروي از اين قوانين و مقررات دچار نوعي سرخوردگي مي شود و نگرشي منفي نسبت به كاري كه انجام مي دهد پيدا مي كند. كار تكراري است. آزادي عملي وجود ندارد. با كارمند جوري برخورد مي شود كه انگار او فاقد انديشه است و نقش يك ابزار را دارد.
نگرش فرد به شغل خود (در اينجا به رسميت به عنوان جزئي از شغل نگريسته مي شود)، برآورده ساختن نياز هاي شغلي وي مطابق با توانايي ها و تمايلاتش را در بر مي گيرد و رابطه مستقيم با شغل او دارد. مديريت با نزديك ساختن هدف هاي سازمان به خواسته ها و آرمان هاي كاركنان مي تواند شرايط مناسبي از نظر رضايت شغلي فراهم آورد و در نتيجه به هدف هاي سازمان دست يابد.
در تئوري ويژگي هاي شغل (Job Characteristic Theory) هاكمن با همكاري اولدهام 3 حالت رواني حساس را كه نشان دهنده چگونگي واكنش فرد نسبت به وظيفه خود تحت تاثير ويژگي هاي شغل مي باشد برشمرده اند:
1- معني دار بودن كار ، ميزان معني دار بودن ، با ارزش بودن و غني بودن شغل كه فرد در عمل تجربه كرده است.
2- پذيرش مسئوليت نتيجه كار ، درجه احساس مسئوليت و پاسخ گويي فرد درباره نتايج كاري كه انجام داده است.
3- آگاهي از نتايج ، درجه آگاهي مداوم فرد از چگونكي انجام موثر وظايف مربوط.
اگر كاركنان اين حالات رواني را به اندازه كافي تجربه كنند مي توان انتظار داشت كه نسبت به خود احساس خوبي داشته و برخورد مناسبي با شغل خود داشته باشند.
هاكمن و اولدهام همچنين عقيده داشتند كه حالات رواني حساس ، توسط 5 ويژگي شغل يا ابعاد اصلي شغل برانگيخته مي شوند. اين ويژگي هاي شغلي عبارتند از :
1- تنوع مهارتSkill Variety) ) ، درجه نيازمندي شغل به فعاليت هاي متنوع كه لازمه آن داشتن مهارت ها و استعدادهاي مختلف مي باشد
2- هويت شغل Task Identity )) درجه نيازمندي شغل به انجام يك كار مشخص ، به عبارت ديگر داشتن شغلي كه داراي آغاز و پايان و يك نتيجه ملموس باشد
3- مهم بودن شغل Task Significance)) ميزان اثر شغل بر زندگي يا كار ديگران ، در همان سازمان و يا در محيط خارج از سازمان
4- خودگرداني يا استقلال Autonomy)) درجه آزادي ، استقلال و دخالت داشتن فرد در تنظيم جدول هاي كاري مربوط و انتخاب روش هاي انجام كار
5- بازخورFeedback) ) مقدار اطلاعاتي كه فرد مي تواند به طور مستقيم و روشن در مورد اثربخش بودن عملكردش كسب كند
يعني اين ويژگي هاي شغلي باعث مي شوند كه كارمند احساس معني دار بودن كار ، پذيرش مسئوليت نتايج كار و آگاهي از نتايج انجام كار داشته باشد. تنوع ، هويت و اهميت شغل بر معني دار بودن شغل ، خودگرداني يا استقلال بر قبول مسئوليت ، نتايج كار و بازخور بر آگاهي از نتايج واقعي فعاليت ها اثر مي گذارد. در نهايت حالات رواني حساس ، مجموعه يي از پيامدهاي شخصي و كاري مانند انگيزش دروني بالابراي كار ، كيفيت و رضايت بالا در كار و غيبت را مشخص خواهد كرد.
به راستي ، هيچ كس خوشش نمي آيد در انجام كاري كه از عهده آن بر مي آيد مانند كودكان با او برخورد شود و راه و دستور مشخصي به وي تحميل گردد. اين كار نه تنها ويژگي استقلال در شغل را ناديده مي گيرد بلكه به علت ساده بودن و تكراري بودن اكثر فرايندهاي انجام كار هنگام اجراي قوانين ، ساير ويژگي هاي شغلي را نيز كمرنگ جلوه خواهد داد.
از سوي ديگر ، قوانين و مقررات براي ايجاد نظم و ثبات رويه در رفتار ، براي رسيدن به اهداف سازمان وضع شده اند. اما اجراي قوانيني كه خود به صورت يك هدف درآمده اند اثربخشي و كارايي سازمان را مخدوش مي كنند .مثلا صدور برگه هاي تشخيص معاف از ماليات به استناد قانون بر صرف وقت براي بازديد مشاغل ، در جهت وصول ماليات ترجيح داده مي شود. اين قوانين و مقررات افراد را تابع سازمان ساخته و از آنان انتظار دارد كه نقشي ظاهري و قرار دادي در سازمان بر عهده بگيرند. كاركنان از بوروكراسي حقوق مي گيرند پس بايد به قوانين آن هم احترام بگذارند. وظيفه آنان اجراي قوانين است ، در صورتي كه شايد اين اجرا با اهداف سازمان مغايرت داشته باشد و در واقع بوروكراسي از كاركنان تعهد نسبت به قوانين را مي خواهد نه تعهد نسبت به اهداف را. يعني در بعضي يا بيشتر مواقع كارمند حس مي كند قوانين به صورت سد و مانعي در تحقق اهداف سازمان درآمده اند و مي تواند با اجرا نكردن آن ها و يا انجام كارها به طريقي غير از موارد مذكور در قانون، با كارايي و اثربخشي بيشتري به اهداف تايين شده دست يابد. اما او با اجرا نكردن قانون براي رسيدن به اهداف ، دچار تعارض در هدف مي گردد و اين تاثيري منفي بر رضايت شغلي او خواهد داشت. در سازمان امور مالياتي كاركنان بسياري به علت صرفه جويي در وقت و انجام كارهاي ضروري تر ، نسبت به صدور برگه هاي قطعي معاف از ماليات اقدام نمي كنند اما با انجام اين كار هميشه از اينكه توسط افراد مافوق مورد مؤاخذه قرار گيرند در نگراني به سر مي برند. اين پديده اغلب باعث مي شود كه افراد تعهد خود نسبت به اهداف را از دست داده و به قوانين متعهد گردند. و موجب نوعي تغيير شخصيت (Impersonality ) مي گردد و باعث كاهش جذابيت و علاقه افراد به سازمان خواهد شد.
تاكيد بر فرايند انجام كار به جاي توجه به نتايج و تعيين ضرب العجل از نكات بسيار مهمي است كه مي تواند به طور معكوس بر رضايت شغلي كاركنان تاثير گذار باشد. در سازمان امور مالياتي حتي براي شيوه توزيع اظهارنامه هاي مالياتي نيز اقدام به صدور دستورالعمل هاي چندين صفحه يي مي شود . تعداد اظهارنامه هاي توزيع شده و مؤديان مراجعه كننده بايد در فرم مخصوصي درج شود و در زمان تعيين شده اقدامات صورت گرفته به صورت آمار به مقامات بالاتر فرستاده شود. بنده خود شاهد نگرش منفي كاركنان در اين زمينه بوده ام . آنها اين دستورالعمل را وقت گير ، بي فايده و فاقد كارايي مي دانستند و شيوه هاي مورد استفاده خود را بهتر از دستورالعمل صادره تلقي میکردند.
همچنين نكته ديگر اين است كه وجود رسميت در سازمان به همراه تمركز شديد ، كارشناساني را كه به علت برخورداري از تحصيلات مرتبط ، خود قابليت حرفه يي را دارا بوده و توانايي تحليل و تفسير قوانين را دارند نيازمند تاييد و كنترل مافوق و پيروي از تفسير و تحليل هاي او مي گرداند. اين مساله براي كارشناسان حرفه يي به خصوص آنهايي كه از تحصيلات مرتبط و كافي برخوردارند عذاب آور و محدود كننده است.
نتيجه اين كه وجود رسميت زياد در سازمان و ثابت و تغيير ناپذير بودن قوانين و مقررات به خصوص هنگامي كه افراد حرفه يي و تحصيل كرده در آن مشغول به كار باشند و تمركز هم برقرار باشد و ندادن حداقل آزادي عمل به آنان باعث نوعي سرخوردگي و عدم تعهد نسبت به اهداف سازمان ودر نهايت باعث پديد آمدن نا رضايتي شغلي در آن ها مي گردد . افراد داراي شخصيت ، قدرت تفكر ، استقلال و خواهان آزادي عمل در انجام امور محوله هستند و انتظارشان از مسئولان برآورده كردن اين نيازها هم هست. در غير اين صورت افراد انرژي، وقت و تحصيلات خود را براي فقط اجراي قوانين يا دستورالعمل هايي كه به آن ها اعتقادي ندارند صرف مي كنند و كاري را انجام مي دهند كه به كارايي و اثر بخشي آن باور ندارند.
منابع : محفوظ
موضوعات مرتبط: مدیریتی
